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什麼是 人力資源自動化 (HR Automation)
人力資源自動化 (HR Automation)，也有人稱 人力資源流程自動化，指利用科技工具(例如軟體、機器人流程自動化（RPA）和人工智能（AI)，自動化處理人力資源管理中的例行公事，進而提高效率。
人力資源自動化 的效益
提高效率
在處理員工考勤紀錄、薪資支付還有許多例行事務上，HR需要花許多時間做重複性的工作，透過人力資源自動化(HR Automation)讓這些工作自動執行，可以在速度上大幅提升，並且讓真人可以從重複性的工作中脫離出來。
提高正確率
透過人力資源自動化(HR Automation)可以大幅減少人工錯誤和人工偏見，不管是在招募流程中減少錯誤或遺漏，或是處理員工的薪酬和福利上，都可以減少錯誤和增加透明度。
降低成本
人力資源自動化(HR Automation)可以大幅降低時間和人力成本，讓人力可以從重複性的工作中釋放出來，專注於更需要人做的工作，不管是1 on 1面談，或是當面面試，一直到協助公司制定與實踐人才策略。
人力資源自動化 的使用情境與案例
招聘
人力資源自動化(HR Automation) 用在招募上，可以包括協助發布招聘廣告、自動調整廣告出價、針對工作內容與履歷適配度篩選履歷、安排面試時間等。
舉例來說，Mastery Charter Schools 透過使用招募管理系統Lever 來協助招募自動化，讓整體招募時間減少了29%，不只節省了HR工作的時間，也提升了整體招募效率與品質。
薪酬、福利和差勤管理
透過人力資源自動化(HR Automation)協助計算薪資，留存薪資紀錄，自動更新薪資資訊和生成報告。加班紀錄與加班費計算與紀錄。同時可以搭配績效管理做自動獎金計算與發送，並且做紀錄。
- pwc資誠透過使用人力資源管理系統 Workday，一年節省9,000小時的時間。
- RPA 工具 UiPath分享，一間瑞士人力資源服務提供商，每月需要處理10萬筆以上的資料，在7週內導入UiPath做自動化後，節省了85%以上的時間。
員工培訓與發展
用於新人入職教育訓練，從新人資料的收集、線上教育課程、一直到試用期的訪談，都可以透過工具做人力資源自動化(HR Automation)。教育訓練方面，可以透過工具自動化確認活動參與度與出缺勤，還有後續作業的追蹤。績效管理部分可以透過工具紀錄定期績效訪談結果，還有KPI與OKR管理與更新。也可以透過AI依據績效評估的結果，自動推薦適合的訓練課程。
Woodard透過使用目標績效管理系統 15five，降低了75%的員工流失率。
使用哪些工具達成人力資源自動化
BambooHR
BambooHR 是一站式整合的人力資源管理系統，功能包含員工資訊報表、招聘和入職自動化、薪資、差勤和福利管理、員工績效管理，較適合小型公司。
Workday
Workday是一站式整合的人力資源管理系統，協助公司管理員工資訊、薪酬和福利、招聘等流程。還可以透過API與其他系統，如財務、供應鏈和客戶關係管理。 適合用於中大型公司。
人力資源管理系統(HRM)
人力資源管理系統(HRM)主要在處理已經入職的員工，相關的薪資與差勤管理，在台灣常見的人力資源管理系統(HRM)有MAYO的Apollo人資系統、NUEiP，或是人力銀行平台像是104或是1111也有推出自己的人力資源管理系統(HRM)。
Greenhouse
Greenhouse是協助招聘自動化的履歷管理系統(Applicant Tracking System)，從一開始的履歷彙整、面試安排、流程管理、信件發送、一直到最後的招募管理報表都透過工具加速HR的處理時間，並且透過自動化工具降低履歷丟失的問題。
UiPath
UiPath是機器人流程自動化（RPA）的領導品牌，他的作用不在於完成整個人力資源自動化，反而是整合公司的既有系統，進而優化整個流程效率。例如公司可能本來是透過表單請假，接下來由HR彙整成excel後匯入ERP系統，UiPath可以讓彙整資料到excel和匯入ERP系統的部分自動化。
如何選擇人力資源自動化的工具
公司規模與流程複雜度
當公司規模很大、有跨國需求或是要整合ERP時，因為流程複雜、功能眾多，那在考慮人力資源自動化時，像是SAP或是IBM所提供的大型解決方案會比較適合。如果是新創公司，考慮到流程簡單，預算也有限，那挑選輕量化的SaaS服務，或是特定功能需求的工具就比較適合。
功能性
HR Automation的範圍如前所述是很廣泛的，所以如果公司只要針對局部流程先做優化，例如只是要做招募的自動化，那可以先找履歷管理系統(Applicant Tracking System, ATS)的解決方案就好。不需要一次買全解決方案，不只在價格上會比較合理，功能也不會太過複雜。
使用者體驗
人力資源自動化導入的難度，絕對跟工具本身的易用性與使用者體驗有關，還有產品的教育訓練，背後的客戶支援等，所以建議一定要在購買前花足夠的時間讓未來的操作人員體驗產品。進而挑出適合自家的解決方案。
數據安全與隱私
人力資源自動化的過程中，系統會經手並儲存求職者與公司員工大量的個人資訊，所以確保使用的產品，在資安、數據保存安全和隱私條款的狀況變得非常重要。
人力資源自動化有什麼缺點嗎？
導入成本
從無到有導入人力資源自動化，一開始需要購買相關軟體或工具，並且需要教育訓練的時間，工作方式調整的時間等等，這些都是起頭需要花的資源，對於公司來說可能會猶豫是否要在一開始花這麼多資源投入。
技術門檻
工具的使用存在技術門檻，如果要串接某些公司的工具，或是需要撰寫RPA的指令，如果公司內部沒有技術人員支援，可能會需要找外部的顧問協助。
缺乏彈性
對於小型的公司來說，有時候制度並不完善，所以需要很多彈性，但人力資源自動化一但讓事情按照規則處理，因為減少真人的介入，所以在處理的彈性上就沒有這麼大，如果公司的做事習慣是情理法，那過度自動化可能會讓工作環境缺乏一些人情味。
總結
總結國內外案例，人力資源自動化（HR automation)絕對能增加公司在人資上的效率，不管是在招募、薪資、差勤或是績效管理上都是。對於公司來說，如果要保持競爭力，思考的問題不再是是否要導入人力資源自動化，反而是該如何導入，還有哪個方向開始導入，對於公司、HR、員工與求職者來說，更有效率的HR處理，會是三贏的局面。
如果想知道如何導入招募自動化，歡迎留言告訴我們。
參考資料來源：
AIHR: What is HR Automation? A Guide with Practical Examples
UIPath: Modern Companies Automate HR Processes with RPA
Lever: How Mastery Charter Schools Reduced Time to Hire by 29% with LeverTRM
Workday: Hiring for growth in a complex world.
15Five:How Woodard Increased Employee Engagement YOY and Reduced Employee Churn by 75%
Greenhouse: Greenhouse Hiring Maturity success stories – Episode 7: Arthur Matuszewski, Better
